Privacy Practices

NOTICE OF PRIVACY PRACTICES

Just Smile Orthodontics

Effective Date: February 16, 2026

THIS NOTICE DESCRIBES HOW MEDICAL INFORMATION ABOUT YOU MAY BE USED AND DISCLOSED AND HOW YOU CAN GET ACCESS TO THIS INFORMATION. PLEASE REVIEW IT CAREFULLY. THE PRIVACY OF YOUR MEDICAL INFORMATION IS IMPORTANT TO US.

CONTACT INFORMATION

For more information about our privacy practices, to discuss questions or concerns, or to get additional copies of this notice, please contact our Privacy Officer.

Telephone: 520-889-1100

1680 W Irvington Rd Ste 140 Tucson AZ 85746

OUR LEGAL DUTY

We are required by law to protect the privacy of your protected health information (“medical information”). We are also required to send you this notice about our privacy practices, our legal duties and your rights concerning your medical information.

We must follow the privacy practices that are described in this notice while it is in effect. This notice takes effect on the date set forth at the top of this page and will remain in effect unless we replace it. We reserve the right at any time to change our privacy practices and the terms of this notice at any time, provided such changes are permitted by applicable law. We reserve the right to make any change in our privacy practices and the new terms of our notice applicable to all medical information we maintain, including medical information we created or received before we made the change in practices.

We may amend the terms of this notice at any time. If we make a material change to our policy practices, we will provide to you, the revised notice. Any revised notice will be effective for all health information we maintain. The effective date of a revised notice will be noted. A copy of the current notice in effect will be available in our facility and on our website. You may request a copy of the current notice at any time. We collect and maintain oral, written and electronic information to administer our business and to provide products, services and information of importance to our patients. We maintain physical, electronic and procedural safeguards in the handling and maintenance of our patients’ medical information, in accordance with applicable state and federal standards, to protect against risks such as loss, destruction and misuse.

USES AND DISCLOSURES OF YOUR MEDICAL INFORMATION

Treatment: We may disclose your medical information, without your prior approval, to another dentist or healthcare provider working in our facility or otherwise providing you treatment for the purpose of evaluating your health, diagnosing medical conditions and providing treatment. For example, your health information may be disclosed to an oral surgeon to determine whether surgical intervention is needed.

Payment: We provide dental services. Your medical information may be used to seek payment from your insurance plan or from you. For example, your insurance plan may request and receive information on dates that you received services at our facility in order to allow your employer to verify and process your insurance claim.

Health Care Operations: We may use and disclose your medical information, without your prior approval, for health care operations. Health care operations include:

· healthcare quality assessment and improvement activities;

· reviewing and evaluating dental care provider performance, qualifications and competence, health care training programs, provider accreditation, certification, licensing and credentialing activities;

· conducting or arranging for medical reviews, audits and legal services, including fraud and abuse detection and prevention; and

· business planning, development, management and general administration including customer service, complaint resolutions and billing, de-identifying medical information, and creating limited data sets for health care operations, public health activities and research.

We may disclose your medical information to another dental or medical provider or to your health plan subject to federal privacy protection laws, as long as the provider or plan has had a relationship with you and the medical information is for that provider’s or health plan’s care quality assessment and improvement activities, competence and qualification evaluation and review activities, or fraud and abuse detection and prevention.

Your Authorization: You (or your legal personal representative) may give us written authorization to use your medical information or to disclose it to anyone for any purpose. Once you give us authorization to release your medical information, we cannot guarantee that the person to whom the information is provided will not disclose that information. You may take back or “revoke” your written authorization at any time, except if we have already acted based on your authorization. Your revocation will not affect any use or disclosure permitted by your authorization while it was in effect. Unless you give us written authorization, we will not use or disclose your medical information for any purpose other than those described in this notice. We will obtain your authorization prior to using your medical information for marketing, fundraising purposes or for commercial use. Once authorize, you may opt out of these communications at any time.

Family, Friends and Others involved in your care or payment for care: We may disclose your medical information to a family member, friend or any other person you involve in your care or payment for your health care. We will disclose on the medical information that is relevant to the person’s involvement.

We may use or disclose your name, location and general condition to notify, or to assist an appropriate public or private agency to locate and notify, a person responsible for your care in appropriate situations, such as a medical emergency or during disaster relief efforts.

We will provide you with an opportunity to object to these disclosures, unless you are not present or are incapacitated or it is an emergency or disaster relief situation. In those situations, we will use our professional judgment to determine whether disclosing your medical information is in your best interest under the circumstances.

Health-Related Products and Services: We may use your medical information to communicate with you about health-related products, benefits, services, payment for those products and services and treatment alternatives.

Reminders: We may use or disclose medical information to send you reminders about your dental care, such as appointment reminders via US Mail, email and telephone. By providing your email address to us, you agree that you may receive reminders and breach notifications via email as a possible alternative to US Mail. It is the policy of our office to leave a message on any voicemail or answering machine that may be attached to a number that you provide (home, cell or work). If you prefer that we NOT leave a message to confirm treatment or your appointments, please check this box.

Plan Sponsors: If your dental insurance coverage is through an employer’s sponsored group dental plan, we may share summary health information with the plan sponsor.

Public Health and Benefit Activities: We may use and disclose your medical information, without your permission, when required by law and when authorized by law for the following kinds of public health and public benefit activities;

· for public health, including to report disease and vital statistics, child abuse, adult abuse, neglect or domestic violence;

· to avert a serious an imminent threat to health or safety;

· for health care oversight, such as activities of state insurance commissioners, licensing and peer review authorities and fraud prevention agencies;

· for research;

· in response to court and administrative orders and other lawful process;

· to law enforcement officials with regard to crime victims and criminal activities;

· to coroners, medical examiners, funeral directors and organ procurement organizations;

· to the military, to federal officials for lawful intelligence, counterintelligence, and national security activities, and to correctional institutions and law enforcement regarding persons in lawful custody; and

· as authorized by state worker’s compensation laws.

Special protections for SUD records: Substance Use Disorder (SUD) Treatment records have enhanced protections. They cannot be used in legal proceedings without your consent or court order.

If a use or disclosure of health information described above in this notice is prohibited or materially limited by other laws that apply to us, it is our intent to meet the requirements of the more stringent law.

Business Associates: We may disclose your medical information to our business associates that perform functions on our behalf or provide us with services if the information is necessary for such functions or services. Our business associates are required, under contract with us, to protect the privacy of your information and are not allowed to use or disclose any information other than as specified in our contract.

Data Breach Notification Purposes: We may use your contact information to provide legally required notices of unauthorized acquisition, access or disclosure of your health information.

Additional Restrictions on use and disclosure: Certain federal and state laws may require special privacy protections that restrict the use and disclosure of certain health information, including highly confidential information about you. “Highly Confidential Information” may include confidential information under Federal laws governing reproductive rights, alcohol and drug abuse information and genetic information as well as state laws that often protect the following types of information:

1) HIV/AIDS;

2) Mental Health;

3) Genetic Tests (in accordance with GINA 2009);

4) Alcohol and drug abuse;

5) Sexually transmitted diseases and reproductive health information; and

6) Child or adult abuse or neglect, including sexual assault.

YOUR RIGHTS

1) You have a right to see and get a copy of your health records.

2) You have a right to amend your health information.

3) You have a right to ask to get an Accounting of Disclosures of when and why your health information was shared for certain purposes.

4) You are entitled to receive a Notice of Privacy Practices that tells you how your health information may be used and shared.

5) You may decide if you want to give your Authorization before your health information may be used or shared for certain purposes, such as marketing. It is the policy of our office NOT to sell or disclose your information to any outside firms or business partners. Your information may be used, only within our office, for the purposes of presenting to you certain products or services which our dentist(s) or staff feel may present a benefit for you, your oral health or happiness with your smile. If you would like to opt out of this level of service, you may do so by checking this box.

6) You have the right to receive your information in a confidential manner and restrict certain communication methods.

7) You have a right to restrict who receives your information.

8) You have a right to request amendment to be made to your health records by submitting the request in writing to our privacy officer. Your request does not guarantee the amendment, but does guarantee that it will be reviewed and considered.

9) If you believe your rights are being denied or your health information is not being protected, you can:

a. File a complaint with your provider or health insurer

b. File a complaint with the U.S. Government

10) Right to opt out of fundraising activities. If you would like to opt out of any fundraising programs that our office may participate in, such as cancer walks, or other fundraising programs you may do so by checking this box.

COMPLAINTS

If you are concerned that we may have violated your privacy rights, or you disagree with a decision we made about access to your medical information, about amending your medical information, about restricting our use or disclosure of your medical information, or about how we communicate with you about your medical information (including a breach notice communication), you may contact our Privacy Officer to register either a verbal or written complaint. You may also submit a written complaint to the Office for Civil Rights of the United States Department of Health and Human Services, 200 Independence Avenue, SW, Room 509F, Washington, DC, 20201. You may contact the Office for Civil Rights’ hotline at 1-800-368-1019. We support your right to privacy of your medical information. We will not retaliate in any way if you choose to file a complaint with us or with the US Department of Health and Human Services.

AVISO DE PRÁCTICAS DE PRIVACIDAD

Ortodoncia de Just Smile Effectivo a partir del : 16 de Febrero de 2026

ESTE AVISO DESCRIBE CÓMO PUEDE UTILIZARSE Y DIVULGARSE INFORMACIÓN MÉDICA SOBRE TI Y CÓMO PUEDES ACCEDER A ESTA INFORMACIÓN. POR FAVOR, REVÍSALO DETENIDAMENTE. LA PRIVACIDAD DE TU INFORMACIÓN MÉDICA ES IMPORTANTE PARA NOSOTROS.

INFORMACIÓN DE CONTACTO
Para más información sobre nuestras prácticas de privacidad, para tratar preguntas o preocupaciones, o para obtener copias adicionales de este aviso, por favor contacte con nuestro Responsable de Privacidad. Teléfono: 520-889-1100
1680 W Irvington Rd, Ste 140, Tucson AZ 85746

NUESTRO DEBER LEGAL

Por ley estamos obligados a proteger la privacidad de tu información sanitaria protegida ("información médica"). También estamos obligados a enviarte este aviso sobre nuestras prácticas de privacidad, nuestras obligaciones legales y tus derechos respecto a tu información médica.
Debemos seguir las prácticas de privacidad descritas en este aviso mientras esté en vigor. Este aviso entra en vigor en la fecha indicada en la parte superior de esta página y seguirá vigente a menos que lo reemplacemos. Nos reservamos el derecho de cambiar en cualquier momento nuestras prácticas de privacidad y los términos de este aviso, siempre que dichos cambios estén permitidos por la ley aplicable. Nos reservamos el derecho de realizar cualquier cambio en nuestras prácticas de privacidad y en los nuevos términos de nuestro aviso aplicables a toda la información médica que mantengamos, incluida la información médica que creamos o recibimos antes de realizar el cambio de prácticas.

Podemos modificar los términos de este aviso en cualquier momento. Si realizamos un cambio importante en nuestras prácticas de política, le proporcionaremos el aviso revisado. Cualquier aviso revisado será efectivo para toda la información sanitaria que mantengamos. Se señalará la fecha de vigencia de un aviso revisado. Una copia del aviso vigente estará disponible en nuestras instalaciones y en nuestra página web. Puede solicitar una copia del aviso actual en cualquier momento. Recopilamos y mantenemos información oral, escrita y electrónica para administrar nuestro negocio y para proporcionar productos, servicios e información importante a nuestros pacientes. Mantenemos salvaguardas físicas, electrónicas y procedimentales en el manejo y mantenimiento de la información médica de nuestros pacientes, de acuerdo con las normas estatales y federales aplicables, para proteger contra riesgos como pérdida, destrucción y mal uso.

USOS Y DIVULGACIONES DE TU INFORMACIÓN MÉDICA
Tratamiento: Podemos divulgar su información médica, sin su aprobación previa, a otro dentista o proveedor sanitario que trabaje

en nuestra instalación o que le proporcione tratamiento con el fin de evaluar su salud, diagnosticar condiciones médicas y proporcionar tratamiento. Por ejemplo, tu información sanitaria puede ser comunicada a un cirujano oral para determinar si es necesaria una intervención quirúrgica.
Pago: Ofrecemos servicios dentales. Tu información médica puede utilizarse para solicitar el pago de tu seguro o de ti. Por ejemplo, tu plan de seguro puede solicitar y recibir información sobre las fechas en que recibiste servicios en nuestra instalación para que tu empleador pueda verificar y tramitar tu reclamación de seguro.

Operaciones sanitarias: Podemos utilizar y divulgar su información médica, sin su aprobación previa, para operaciones sanitarias. Las operaciones sanitarias incluyen:

actividades de evaluación y mejora de la calidad sanitaria;
revisar y evaluar el desempeño, las cualificaciones y competencias de los proveedores de atención dental, los programas de
formación en salud, la acreditación de proveedores, certificación, actividades de licencias y acreditación;
realizar o organizar revisiones médicas, auditorías y servicios legales, incluyendo la detección y prevención de fraudes y
abusos; y
planificación empresarial, desarrollo, gestión y administración general, incluyendo atención al cliente, resolución de
reclamaciones y facturación, desidentificación de información médica y creación de conjuntos de datos limitados para operaciones sanitarias, actividades de salud pública e investigación.
Podemos divulgar tu información médica a otro proveedor dental o médico, o a tu plan de salud sujeto a las leyes federales de protección de la privacidad, siempre que el proveedor o plan haya tenido una relación contigo y la información médica sea para las

actividades de evaluación y mejora de la calidad de la atención de ese proveedor o plan de salud, así como para la evaluación y revisión de competencias y cualificaciones, o detección y prevención de fraude y abuso.
Tu autorización: Tú (o tu representante personal legal) puedes darnos autorización por escrito para usar tu información médica o para divulgarla a cualquier persona con cualquier propósito. Una vez que nos autoriza a divulgar su información médica, no podemos garantizar que la persona a la que se le proporciona la información no revele esa información. Puede retirar o "revocar" su autorización por escrito en cualquier momento, salvo si ya hemos actuado en base a su autorización. Tu revocación no afectará ningún uso o divulgación permitida por tu autorización mientras estuviera en vigor. A menos que nos des autorización por escrito, no utilizaremos ni divulgaremos tu información médica para ningún propósito distinto al descrito en este aviso. Obtendremos tu autorización antes de utilizar tu información médica para marketing, recaudación de fondos o para uso comercial. Una vez autorizado, puedes optar por no recibir estas comunicaciones en cualquier momento.

Familiares, amigos y otras personas implicadas en tu cuidado o pago por la atención: Podemos divulgar tu información médica a un familiar, amigo o cualquier otra persona que involucres en tu cuidado o en el pago por tu atención sanitaria. Divulgaremos la información médica relevante para la implicación de la persona.
Podemos utilizar o divulgar su nombre, ubicación y estado general para notificar, o para ayudar a una agencia pública o privada adecuada a localizar y notificar, a una persona responsable de su atención en situaciones apropiadas, como una emergencia médica o durante labores de ayuda ante desastres.

Le brindaremos la oportunidad de objetar estas divulgaciones, salvo que no esté presente, esté incapacitado o sea una situación de emergencia o ayuda en desastres. En esas situaciones, utilizaremos nuestro criterio profesional para determinar si divulgar tu información médica es lo mejor para ti dadas las circunstancias.
Productos y Servicios Relacionados con la Salud: Podemos utilizar tu información médica para comunicarnos contigo sobre productos, beneficios, servicios, pagos por dichos productos y servicios y alternativas de tratamiento.

Recordatorios: Podemos utilizar o divulgar información médica para enviarte recordatorios sobre tu cuidado dental, como recordatorios de citas por correo postal de EE. UU., correo electrónico y teléfono. Al proporcionarnos tu dirección de correo electrónico, aceptas que puedas recibir recordatorios y notificaciones de brechas por correo electrónico como posible alternativa a US Mail. La política de nuestra oficina es dejar un mensaje en cualquier buzón de voz o contestador que pueda estar vinculado a un número que proporciones (casa, móvil o trabajo). Si prefiere que NO dejemos un mensaje para confirmar el tratamiento o sus citas, por favor marque esta casilla.

Patrocinadores del plan: Si tu cobertura de seguro dental es a través del plan dental grupal patrocinado por un empleador, podemos compartir información sanitaria resumida con el patrocinador del plan.
Actividades de salud pública y beneficios: Podemos utilizar y divulgar su información médica, sin su permiso, cuando lo requiera la ley y cuando esté autorizado por ley para los siguientes tipos de actividades de salud pública y beneficio público;

para la salud pública, incluyendo la notificación de enfermedades y estadísticas vitales, abuso infantil, abuso de adultos, negligencia o violencia doméstica;
evitar una amenaza seria e inminente para la salud o la seguridad;
para la supervisión sanitaria, como las actividades de los comisionados estatales de seguros, autoridades de licencias y
revisión por pares y agencias de prevención del fraude;
para investigación;
en respuesta a órdenes judiciales, administrativas y otros procesos legales;
a los agentes de la ley en relación con víctimas de delitos y actividades delictivas;
a forenses, forenses, directores funerarios y organizaciones de obtención de órganos;
al ejército, a funcionarios federales por actividades de inteligencia legal, contrainteligencia y seguridad nacional, y a
instituciones penitenciarias y fuerzas de seguridad respecto a personas bajo custodia legal; y
Según lo autorizado por las leyes estatales de compensación laboral.
Protecciones especiales para los registros de SUD: Trastorno por Consumo de Sustancias (SUD) Los registros de tratamiento tienen protecciones mejoradas. No pueden utilizarse en procedimientos legales sin tu consentimiento u orden judicial.
Si el uso o divulgación de información sanitaria descrita anteriormente en este aviso está prohibido o limitado materialmente por otras leyes que nos correspondan, nuestra intención es cumplir con los requisitos de la ley más estricta.
Asociados de negocios: Podemos divulgar su información médica a nuestros socios comerciales que realizan funciones en nuestro nombre o nos prestan servicios si la información es necesaria para dichas funciones o servicios. Nuestros socios comerciales están obligados, bajo contrato con nosotros, a proteger la privacidad de tu información y no pueden usar ni divulgar ninguna información que no sea lo especificado en nuestro contrato.
Propósitos de notificación de brechas de datos: Podemos utilizar tu información de contacto para proporcionar notificaciones legalmente requeridas de adquisición, acceso o divulgación no autorizada de tu información sanitaria.
Restricciones adicionales sobre el uso y la divulgación: Ciertas leyes federales y estatales pueden requerir protecciones especiales de privacidad que restringen el uso y divulgación de cierta información sanitaria, incluida la información altamente confidencial

sobre ti. La "Información Altamente Confidencial" puede incluir información confidencial según las leyes federales que regulan los derechos reproductivos, la información sobre abuso de alcohol y drogas e información genética, así como leyes estatales que a menudo protegen los siguientes tipos de información:

1) VIH/SIDA;
2) Salud Mental;
3) Pruebas genéticas (de acuerdo con GINA 2009);
4) Abuso de alcohol y drogas;
5) Enfermedades de transmisión sexual e información sobre salud reproductiva; y 6) Abuso o negligencia infantil o adulta, incluyendo agresión sexual.

TUS DERECHOS

1) Tienes derecho a 6see y a obtener una copia de tus historiales médicos.
2) Tienes derecho a modificar tu información sanitaria.
3) Tienes derecho a solicitar un Registro de Divulgaciones sobre cuándo y por qué se compartió tu información sanitaria para
ciertos fines.
4) Tienes derecho a recibir un Aviso de Prácticas de Privacidad que te informe de cómo puede utilizarse y compartirse tu
información de salud.
5) Puedes decidir si quieres dar tu autorización antes de que tu información sanitaria se utilice o comparta para ciertos fines,
como el marketing. La política de nuestra oficina NO es vender ni divulgar tu información a empresas externas o socios comerciales. Tu información puede utilizarse, solo dentro de nuestra consulta, con el fin de presentarte ciertos productos o servicios que nuestro dentista o personal consideren que pueden beneficiarte a ti, a tu salud bucal o a la felicidad con tu sonrisa. Si deseas darte de baja de este nivel de servicio, puedes hacerlo marcando esta casilla.
6) Tienes derecho a recibir tu información de manera confidencial y a restringir ciertos métodos de comunicación.
7) Tienes derecho a restringir quién recibe tu información.
8) Tienes derecho a solicitar que se realice una modificación en tus historiales médicos enviando la solicitud por escrito a
nuestro responsable de privacidad. Tu solicitud no garantiza la enmienda, pero sí garantiza que será revisada y considerada.
9) Si crees que se te niegan derechos o que tu información sanitaria no está siendo protegida, puedes:
a. Presenta una queja ante tu proveedor o aseguradora de salud
b. Presenta una queja ante el Gobierno de EE. UU.
10) Derecho a no participar en actividades de recaudación de fondos. Si deseas no participar en algún programa de
recaudación de fondos en el que participe nuestra oficina, como caminatas contra el cáncer u otros programas de recaudación, puedes hacerlo marcando esta casilla.

QUEJAS

Si te preocupa que podamos haber violado tus derechos de privacidad, o no estás de acuerdo con una decisión que tomamos sobre el acceso a tu información médica, sobre modificarla, sobre restringir nuestro uso o divulgación de tu información médica, o sobre cómo nos comunicamos contigo sobre tu información médica (incluida una comunicación por aviso de incumplimiento), puedes contactar con nuestro Responsable de Privacidad para presentar una queja verbal o escrita. También puede presentar una queja por escrito ante la Oficina de Derechos Civiles del Departamento de Salud y Servicios Humanos de los Estados Unidos, 200 Independence Avenue, SW, Habitación 509F, Washington, DC, 20201. Puede contactar con la línea directa de la Oficina de Derechos Civiles en el 1-800-368-1019. Apoyamos tu derecho a la privacidad de tu información médica. No tomaremos represalias de ninguna manera si decides presentar una queja ante nosotros o ante el Departamento de Salud y Servicios Humanos de EE. UU.